Komponen-Komponen Proses Pengembangan Koleksi

A.    Pengembangan koleksi

Pengembangan koleksi merupakan suatu proses universal untuk perpustakaan karena setiap perpustakaan akan membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pengguna perpustakaan. Kegiatan membangun koleksi perpustakaan dikenal dengan istilah pengembangan koleksi.

Pengembangan koleksi merupakan terjemahan dari istilah Collection development, yang dalam The ALA Glossary of Library and information Science(1983)

Pengembangan koleksi merupakan suatu prose kegiatan yang mencakup sejumlah kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan koleksi perpustakaan, termasuk menetapkan dan koordinasi terhadap kebijakan seleksi , penilaian terhadap kebutuhan pengguna dan pengguna potensial, kajian penggunaan koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan untuk bekerja sama , pemeliharaan koleksi , dan penyiangan.

Untuk melakasanakan pengembangan koleksi perpustakaan secara terarah , perlu ada ketentuan yang jelas sebagai pegangan sebagai selector dan pelaksana lainnya dalam pengembangan koleksi. Disamping itu, perlu ditentukan juga siapa yang melaksanakan kegiatan tersebut. Untuk itu, dalam melakukan pengembangan koleksi yang efektif membutuhkan penciptaan sebuah rencana untuk memperbaiki kelemahan kelemaahan koleksi serta memlihara kekuatan kekuataannya. Evans(2000) menggambarkan proses pengembangan koleksi.

Sedangkan menurut Sulistyo_Basuki(1991 : 427) pengertian pengembangan koleksi lebih ditekankan pada pemilihan buku. Pemilihan buku artinya memilih buku untuk perpustakaan. Pemilihan buku berarti juga proses menolak buku tertentu untuk perpustakaan. Selanjutnya pengertian pengembangan koleksi mengalami perubahan sesuai dengan perkembangan bidang kepustakawanan. Pengembangan koleksi, seleksi dan pengadaan menjadi istilah-istilah yang saling melengkapi.

                                                             3

Pengembangan koleksi adalah suatu istilah yang digunakan secara luas di dunia perpustakaan untuk menyatakan bahan pustaka apa saja yang harus diadakan di perpustakaan. Sebelumnya muncul istilah seleksi buku, buku dalam pengertian yang lebih luas yang mencakup monografi, majalah, bahan mikro dan jenis bahan pustaka lainnya.

  

B.    Proses pengembangan koleksi terdiri 6 komponen kegiatan yang terdiri dari berikut ini :

1.     Analisis masyarakat , (Mengenali masyarakat yang dilayani)

2.     Kebijakan seleksi

3.     Seleksi (pemilihan bahan)

4.     Pengadaan

5.     Penyiangan

6.     Evaluasi

          1.     Mengenali masyarakat yang dilayani

     Kelompok-kelompok pengguna dengan ciri tertentu, merupakan pengguna dari berbagai jenis perpustakaan, perencanaan yang mantap, jasa apa yang sesuai dengan pengguna tersebut sangat diperlukan.Dalam melakukan pemahaman terhadap kebutuhan masyarakat ini ada beberapa istilah yang sering digunakan seperti analisis masyarakat, analisis kebutuhan ,kajian pengguna , dll.Didalam melakukan analisis masyarakat, harus diperhatikan semua variabel yang mempengaruhi layanan perpustakaan kepada masyarakat. Semua data terbitan (buku, statistik, sosiologi, sejarah, dll. Selain itu diperlukan juga data pendukung yang dapat diperoleh melalui interview maupun kuisioner.

2.   Kebijakan Seleksi

Kebijakan dalam pengembangan koleksi, berisi suatu rencana atau tindakan yang dipakai sebagai acuan kerja di perpustakaan. Kebijakan-kebijakan itu diperlukan khususnya pada saat pengambilan keputusan subyek apa yang harus dibeli dan berapa banyak tiap subyek mendapatkan bahan, serta penentuan anggaran untuk tiap subyek.

     3.       Pemilihan bahan

Yaitu kegiatan perpustakaan/pusat informasi untuk memilih bahan pustaka, kegiatan seleksi ini merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pengembangan koleksi. Keberhasilan perpustakaan sangat ditentukan oleh tersedianya koleksi baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Dengan demikian maka koleksi perpustakaan sudah seharusnya terus dipupuk dengan ketelitian dan kecermatan.

   

        

        4.      Pengadaan

Pengadaan merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. 

5.       Penyiangan

Penyiangan merupakan suatu kegiatan perpustakaan untuk penyisihan bahan pustaka yang terdapat dalam koleksi perpustakaan yang dikarenakan koleksinya rusak, jarang dipakai, dan sudah tidak dipakai lagi, serta karena faktor hukum atau peraturan.

6.       Evaluasi

Evaluasi dilakukan untuk mengetahui peta kekuatan dan kelemahan koleksi. Kegiatan evaluasi ini berguna untuk mengetahui sejauh mana efektivitas koleksi bagi pengguna dan juga dapat diketahui anggaran tiap tahunnya yang berguna bagi pengajuan anggaran/dana untuk tahun berikutnya.

 C.  Terlihat adanya pengaruh langsung dari masyarakat terhadap ke enam komponen tersebut. Anggota masyarakat ikut berpengaruh dalam proses kegiatan pengembangan koleksi, karena tujuan utama dibentuknya perpustakaan adalah memberikan informasi yang terbaik yang dibutuhkan masyarakat yang dilayaninya. Menurut Evans (2000), dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2005) telah dijelaskan perincian kegiatan pengembangan koleksi, yang terdiri dari:

                                                                            

1.    Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi

             Kebijakan pengembangan koleksi untuk setiap jenis perpustakaan adalah sama, yaitu didasari pada asas:

a.    Kerelevanan

b.    Berorientasi pada kebutuhan pengguna

c.    Kelengkapan

d.    Kemutakhiran

e.    Kerja sama

                                                                      6

2.    Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terlibat dalam pengembangan koleksi

Setiap perpustakaan membentuk struktur organisasi yang terdiri dari:

a.    Kepala

               Kepala perpustakaan berhak menetapkan pengadaan bahan pustaka yang telah diseleksi.

b.   Bagian administasi

c.   Bagian layanan teknis

               Bagian layanan teknis merupakan bagian yang mengurus masalah pengembangan koleksi       perpustakaan. Tugas bagian ini adalah menentukan kebijakan pengembangan koleksi, memilih dan   mengadakan bahan pustaka yang tepat, dan mengolah bahan pustaka, kemudian disimpan dalam rak   dan dimanfaatkan oleh pengguna.

d.   Bagian layanan pengguna

              Pemilihan bahan pustaka dilakukan oleh tim seleksi yang terdiri dari:

a.   Pustakawan

b.   Tenaga pengajar dan peneliti

c.   Mahasiswa

d.  Unit kerja lainnya apabila diperlukan

Pada perpustakaan khusus, dilibatkan juga para peneliti ataupun pengguna lain yang berasal dari lembaga induknya. Sedangkan untuk perpustakaan umum, tokoh masyarakat dan penyandang dana bisa dilibatkan dalam kegiatan pengembangan koleksi.

Sebuah perpustakaan yang besar, bisa memperluas organisasinya dengan mempunyai bidang/bagan khusus pengembangan koleksi. Hal ini diperlukan jika volume pengembangan koleksinya begitu besar sehingga tidak cukup ditangani oleh sebuah sub bagian/sub bidang.

Berikut adalah contoh gambar struktur organisasi perpustakaan dengan volume pengembangan koleksi yang besar.

Pengembangan Koleksi yang Besar

                                                                               7

3.  Mengidentifikasi kebutuhan pengguna

Kajian informasi bisa dilakukan dengan cara melakukan observasi terhadap pengguna yang datang, informasi apa yang biasanya dicari.

4.  Memilih dan mengadakan bahan pustaka melalui pembelian, tukar-menukar hadiah, dan penerbitan sendiri menurut prosedur yang tertib.

Dalam melakukan pemilihan bahan pustaka, diperlukan alat bantu yang biasa digunakan, seperti:

a.  Katalog penerbit

b.  Bibliografi

c.   Tinjauan dan resensi

d.   Pangkalan data perpustakaan lain

e.    Sumber-sumber lain dari internet

f.     Silabus mata kuliah

5.    Merawat bahan pustaka

Perawatan bahan pustaka dapat dikategorikan dalam 3 jenis, yaitu:

a.    Perawatan dari segi fisik bahan pustaka

b.    Perawatan koleksi (isi dari keseluruhan koleksi)

c.    Perawatan dari segi teknologi dan media

6.    Menyiangi koleksi

Penyiangan koleksi adalah pemilahan bahan pustaka yang dinilai tidak bermanfaat lagi bagi perpustakaan. Tujuannya adalah untuk:

a.    membina dan memperbaiki nilai pelayanan informasi oleh perpustakaan

b.    memperbaiki penampilan dan kinerja perpustakaan

c.    meningkatkan daya guna dan hasil guna ruang koleksi

                                                                             8

7.    Mengevaluasi koleksi

Evaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan pengguna serta program lembaga induknya.

Tujuan evaluasi koleksi adalah:

a.    Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi

b.    Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perpustakaan serta lembaga induknya

c.    Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi

d.    Meningkatkan nilai informasi

e.    Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi

f.     Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi

Tweet