Penyiangan Bahan Koleksi

BAB II

PEMBAHASAN

A.    PENGERTIAN PENYIANGAN

Penyiangan ( weeding ) adalah suatu praktik dari pengeluaran atau pemindahan ke gudang, duplikat bahan pustaka, buku-buku yang jarang digunakan dan bahan pustaka lainya yang tidak lagi dimanfaatkan oleh pengguna.

Menurut Lasa (2005) penyiangan (weeding) adalah upaya pengeluaran sejumlah koleksi dari perpustakaan karena dianggap tidak relevan lagi, terlalu banyak jumlah eksemplarnya, sudah ada edisi baru, atau koleksi itu termasuk terbitan yang dilarang. Koleksi ini dapat ditukarkan dengan koleksi perpustakaan lainnya, dihadiahkan, atau dihancurkan untuk pembuatan kertas lagi.

Penyiangan koleksi (weeding) adalah kegiatan pemindahan/penarikan/ pengeluaran bahan pustaka yang kurang atau sudah tidak dimanfaatkan oleh pengguna ke gudang/tempat penyimpanan (Nurjanah, 2010).

Menurut Spiller (1999) dalam Winoto (2004), penyiangan diartikan sebagai kegiatan pemindahan koleksi dari satu tempat ke tempat lain, pencabutan koleksi dari jajarannya atau, penyimpanan suatu koleksi ke tempat yang tidak diperuntukkan bagi untuk umum.

Menurut Dictionary of Library and Information Science (dalam Sugana, 2011), weeding merupakan proses menentukan koleksi apa saja yang akan ditarik secara permanen dan menentukan kriteria koleksi yang akan disiangi, khususnya terhadap tumpukan-tumpukan buku yang membuat kapasitas ruang terbatas. Pada perpustakaan umum biasanya menyiangi secara rutin dengan dasar sirkulasi, sedangkan perpustakaan akademik weeding jarang dilakukan. Terkadang hanya dilakukan pada rak-rak buku yang berantakan dan bila ada terjadi perubahan kurikulum.

B.    ALASAN DILAKUKAN PENYIANGAN

Alasan yang sering dikemukakan mengapa penyiangan itu perlu dilakukan :

1.     Menghemat tempat

2.     Meningkatkan akses pada koleksi

3.     Menyisihkan tempat untuk materi baru

Darwanto (2012) berpendapat bahwa ada beberapa faktor pendorong diadakan kegiatan weeding di perpustakaan.

1.     Bahan pustaka telah rusak berat, dan tidak mungkin diperbaiki lagi, atau karena ada sebagian halaman/isi yang tidak lengkap, lepas atau hilang.

2.     Informasi yang dikandungnya dianggap sudah usang karena adanya kemajuan ilmu pengetahuan teknologi dan informasi.

3.     Pengguna sudah tidak membutuhkan subjek yang bersangkutan.

4.     Telah ada edisi terbaru yang isinya lebih lengkap dan sesuai zaman (up to date) untuk judul buku yang sama. Namun bila ada teori penting dalam edisi lama yang masih sahih dan tidak dicakup lagi pada edisi yang baru, maka koleksi tersebut tidak perlu disiangi.

5.     Diperlukan oleh perpustakaan lain karena subjek isinya sangat cocok.

6.     Secara politis dan religis bertentangan dengan kebijakan pemerintah dan citra adat serta agama yang dianut rakyat, dalam hal ini biasanya hasil penyiangan tidak dibuang, namun disimpan di tempat terpisah dan hanya untuk kegiatan penelitian.

7.     Jumlah eksemplarnya lebih dari yang ditetapkan/disepakati.

 

C.    PENYIANGAN BERDASARKAN JENIS PERPUSTAKAAN

1.     Perpustakaan Umum

        Perpustakaan umum harus menyediakan koleksi yang diminati oleh penggunanya yang sangat beragam. Di perpustakaan umum, permintaan pengguna merupakan salah satu factor yang penting yang mempengaruhi keputusan dalam seleksi dan penyiangan. Oleh karena itu, bahan pustaka yang tidak diminati lagi pengguna akan menjadi calon yang akan disisihkan ke gudang atau bahkan dikeluarkan dari perpustakaan. Biasanya perpustakaan umum di kota-kota besar yang menyimpan bahan pustaka untuk kebutuhan pengguna berkaitan dengan penelitian sehingga ada bahan pustaka yang disimpan agak lama diperpustakaan.

2.     Perpustakaan Khusus

        Perpustakaan khusus biasanya lebih sering melakukan penyiangan karena koleksinya yang sangat spesifik dan biasanya hanya memiliki ruangan yang terbatas. Koleksi perpustaan khusus biasanya banyak berkaitan dengan materi teknis, banyak jurnal, dan  materi lain yang cepat usang terutama bagi pengguna lokal perpustakaan tersebut. Perhatian utama dari perpustakaan khusus adalah memenuhi kebutuhan mutakhir dari pengguna utamanya yaitu staf dan pimpinan dari badan induknya.

3.     Perpustakaan Perguruan Tinggi

        Para staff di pengembangan koleksi perpustakaan jenis ini jarang melihat permintaan dari pengguna terutama dari mahasiswa, sebagai ukuran yang sah dari pemilihan sebuah  materi yang pantas masuk ke koleksi. Mereka lebih prioritas kepada materi yang nilai ilmiahnya tinggi dan berlaku jangka panjang. Namun tetap harus di lakukan penyiangan agar koleksi yang dibutuhkan pengguna dapat diakses dengan mudah dan cepat tanpa dikacaukan oleh koleksi yang tidak terpakai.

4.     Perpustakaan sekolah

        Perpustakaan sekolah di Indonesia banyak yang koleksinya dipenuhi dengan buku-buku wajib yang erat kaitanya dengan kurikulum. Seringnya perubahan kurikulum, buku wajib pun sering berubah-ubah, oleh karena itu pustakawan secara continue perlu melakukan penyiangan.

D.    HAMBATAN DALAM MELAKUKAN PENYIANGAN

Hambatan utama dari penyiangan adalah masalah psikologis, karena dari kecil kita sudah diajarkan untuk menghormati buku dan majalah karena informasi yang ada di dalamnya itu sangat berharga.

Alasan untuk tidak melakukan penyiangan :

1.     Tidak punya waktu

2.     Penundaan pelaksanaan

3.     Takut melakukan kesalahan

4.     Takut disebut orang yang suka “mengilokan buku “.

E.    KRITERIA PENYIANGAN

Untuk melaksanakan penyiangan perlu mempertimbangkan tujuan dan aktivitas perpustakaan, ketersediaan dana untuk membeli bahan pustaka baru, keterkaitan dari satu buku dengan buku yang lain pada subjek yang sama, sampai di manakah tanggung jawab perpustakaan sebagai unit kearsipan dari sumber daya pengetauan, dan potensi kegunaan dari sebuah bahan pustaka di masa yang akan datang.

Kriteria penyiangan sebagai berikut :

1.     Sebaiknya perpustakaan memiliki peraturan tertulis tentang penyiangan.

2.     Hendaknya perpustakaan meminta bantuan dari para spesialis subjek dari bahan pustaka yang akan disiangi, untuk bersama-sama menentukan apa yang diperlu dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.

3.     Kriteria umum penyiangan koleksi adala berikut ini :

a.     Subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.

b.     Bahan pustaka yang sudah using isinya.

c.     Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi.

d.     Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi.

e.     Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya.

f.      Bahan pustaka yang jumlah duplikanya banyak, tetapi frekuensi pemakaiannya rendah.

g.     Bahan pustaka terlarang.

h.     Hadiah yang diperoleh tanpa diminta, dan memang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.

i.      Bahan pustaka yang tidak digunakan lagi, dan tidak dibutuhkan.

Jika sebuah buku merupakan duplikat dari buku lain ataupun buku itu dalam keadaan rusak, bukan berarti bahwa buku itu harus dibuang. Buku itu harus dilihat riwayat pemanfaatannya, sebagai salah satu faktor pertimbangan yang penting. Untuk melihat riwayat pemakaiannya, slip tanggal kembali merupakan salah satu sarana yang bisa membantu.

 

Tiga kategori untuk kriteria penyiangan, yaitu kondisi fisik , nilai kualitatif, dan nilai kuantitatif. Untuk kalangan peneliti, kondisi fisik bahan pustaka bukan kriteria yang efektif untuk menentukan penyiangan terhadap buku tersebut. Sementara itu, nilai kualitatif yang digunakan sebagai kriteria penyiangan merupakan hal yang subjektif. Masing-masing individu mempunyai penilaian yang sangat beragam, sulit untuk memnentukan standar nilai. Kriteria berdasarkan nilai kuantitatif lebih memberikan pertimbangan yang objektif. Menggunakan nilai kuantitatif untuk kriteria penyiangan merupakan salah satu cara yang lebi efektif dibandingkan dengan cara-cara yang lain. Dalam melaksanakan penyiangan, pustakawan tentu saja harus mengingat kepentingan pengguna. Jangan sampai penyiangan yang dilakukan oleh pustakawan menghasilkan kerugian pada kebutuhan pengguna akan informasi.

F.     KRITERIA UNTUK MENYINGKIRKAN KOLEKSI KE  GUDANG

            Kriteria yang digunakan pada proses penyiangan yang mengeluarkan langsung bahan pustaka tidak bisa diterapkan pada proses penyiangan yang menyingkirkan bahan pustaka tertentu ke gudang. Dalam proses menggudangkan bahan pustaka tidak terpakai perlu dipertimbangkan bagaimana menyimpan hasil penyiangan secara efektif agar gudang bisa menampung sebanyak mungkin bahan pustaka, namun tetap dapat ditemukan kembali bila sebuah buku diperlukan lagi suatu waktu di kemudian hari.

           

Beberapa faktor yang menjadi bahan pertimbangan untuk menggudangkan buku.

1.     Kajian terhadap keadaan buku di rak.

2.     Nilai sebuah judul buku dalam subjek yang dibahas buku itu.

3.     Nilai historis yang dikandung oleh isi buku itu untuk bidang ilmu yang dibahasnya.

4.     Keberadaan edisi lain dari buku itu.

5.     Keberadaan buku lain dari subjek yang sama.

6.     Tingkat pemanfaatan buku itu.

7.     Kondisi fisik buku itu.

8.     Banyaknya buku yang digunakan maksimal berimbang dengan pertambahan buku, sebaiknya lebih kecil dari pertambahan buku setiap tahunnya.

Faktor-faktor pemilihan di atas tergantung pada penilaian subjektif dari individu pustakawan dan beberapa faktor mensyaratkan pengetahuan akan subjek dari buku-buku yang digudangkan. Pustakawan yang sudah berpengalaman mengidentifikasi tiga alternative praktis untuk memilih buku yang digudangkan, yaitu berikut ini.

1.     Penilaian dari satu atau lebih pakar dari bidang ilmu yang sama dengan subjek buku yang dinilai.

2.     Penilaian terhadap pemanfaatan buku itu oleh pengguna dan atau karakteristik tujuan dari buku itu.

3.     Kombinasi dari kedua pendekatan di atas.

Banyak pustakawan menyimpulkan bahan sistem yang objektif lebih akurat daripada penilaian yang subjektif.

G.    METODE PENYIANGAN

1.     Penyiangan subjektif merupakan metode yang melibatkan serangkaian aturan, prinsip, atau panduan yang membutuhkan penilaian subjektif pada bagian dari weeder. Metode ini adalah bentuk penyiangan yang paling umum ditemukan di perpustakaan saat ini.

2.     Berdasarkan usia merupakan metode dengan mengeluarkan buku-buku dari rak sesuai dengan tanggal penerbitan, hak cipta, atau akuisisi. Data usia seperti itu sering digunakan untuk membantu pengambilan keputusan ketika melakukan penyisihan subyektif.

3.     Berdasarkan kurikulum merupakan metode yang digunakan oleh perpustakaan di lembaga pendidikan atau tempat lain yang menawarkan pekerjaan kursus formal, melibatkan pengetahuan tentang program apa yang tidak lagi ditawarkan dan tidak mungkin ditawarkan di masa depan.

4.     Berdasarkan waktu merupakan metode yang digunakan secara intuitif bersama dengan kriteria subjektif.

5.     Berdasarkan pendekatan matematis merupakan metode yang menggunakan beberapa rumus atau model kompleks dalam penggunaan informasi.

6.     Pendekatan gabungan merupakan penggunaan periode rak-waktu dan tanggal cetak, atau kombinasi kriteria lainnya, telah diselidiki dan digunakan dalam penyiangan.

H.    PROSEDUR PENYIANGAN

    1.     Pustakawan mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan.

   2.     Pustakawan perlu mendata calon buku-buku yang akan disiangi, dalam tiga tahun terkahir buku-buku itu dipinjam berapa kali dalam satu tahun, dan kapan terakhir kali buku itu dipinjam oleh pengguna.

    3.     Apabila memungkinkan, sertakan juga data pemanfaatan buku itu di ruang baca.

   4.     Untuk mempercepat proses penyiangan bisa saja pustakawan membuat daftar dari bahan pustaka yang mungkin sudah waktunya dikeluarkan dari koleksi.

  5.     Buku yang dikeluarkan dari koleksi, kartu bukunya dikeluarkan dari kantong buku yang bersangkutan.

   6.     Buku-buku tersebut dicap “Dikeluarkan dari Koleksi Perpustakaan” sebagai bukti bahwa bahan pustaka itu sudah bukan milik perpustakaan lagi.

  7.     Apabila bahan tersebut masih dapat dipakai orang lain maka dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau dihadiahkan.

   8.     Apabila pustakawan merasa ragu bahwa buku yang dikeluarkan dari koleksi itu mungkin masih dicari pengguna sekali-kali maka buku-buku seperti itu bisa disusun di gudang dahulu. Agar masih bisa dicari kembali dengan mudah, susun pula kartu-kartu katalognya dan tempatkan di dekat susunan buku-buku itu.

   9.     Apabila dalam beberapa tahun buku itu tidak ada yang membutuhkan lagi maka buku itu dapat dikeluarkan dari gedung perpustakaan.

   10.  Bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari perpustakaan harus dibuatkan berita acara, dan beberapa prosedur administrasi lainnya dengan memperhatikan peraturan yang berlaku tentang penghapusan barang milik negara, terutama untuk perpustakaan yang bernaung di bawah badan pemerintah.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

            Pengguna yang dilayani perpustakaan akan berubah kebutuhannya dari waktu kewaktu. Sebagai contoh perguruan tinggi mungkin berubah kurikulumnya, ataupun dengan adanya kemajuan-kemajuan dalam ilmu pengetahuan dan teknologi, maka sebagian materi bahan pustaka menjadi usang isinya. Untuk menjaga agar koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan dengan baik, maka koleksi tersebut perlu ditambah dan ada koleksi yang harus di siangi. Setiap jenis perpustakaan mempunyai tujuan dan pengguna yang berbeda , oleh karena itu masing-masing jenis perpustakaan mempunyai cara yang berbeda terhadap masalah penyiangan.

Saran

            Kami menyadari bahwa makalah ini jauh dari kata sempurna, oleh sebab itu kami meminta kritik dan saran yang bersifat membangun, untuk memperbaiki makalah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Yulia,yuyu.2009.Materi Pokok Pengembangan Koleksi.Jakarta:Universitas Terbuka

https://donyprisma.wordpress.com/2016/07/19/weeding-penyiangan-bahan-pustaka/

Slote,Stanley J. 1997. Weeding library Collections : library weeding methods. United States : Libraries unlimited.

Rahayu, Astuti dan Elva Rahmah.2013. “Kegiatan Penyiangan Bahan Pustaka (Weeding) Di Perpustakaan Universitas Negeri Padang”. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan. Vol. 2, No. 1. Hlm. 13

Tweet