Pengadaan Bahan Pustaka

A.    Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka adalah upaya meningkatkan kualitas dan kuantitas bahan pustaka. Upaya peningkatan kualitas bahan pustaka dilakukan dengan mengadakan bahan pustaka yang belum dimiliki atau yang terbaru sesuai dengan perkembangan ilmu, pengetahuan dan teknologi. Sebaliknya peningkatan kuantitas bahan pustaka adalah upaya peningkatan jumlah bahan pustaka agar kebutuhan warga sekolah dapat dipenuhi.

Menurut Philips (1992: 108) menyatakan bahwa “ Pengadaan bahan pustaka adalah kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku- buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi “.

Sedangkan Sulistyo Basuki menyatakan bahwa “ Pengadaan bahan pustaka merupakan konsep yang mengacu kepada prosedur  sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi”.

Kesimpulannya adalah Pengadaan bahan pustaka yaitu kegiatan yang ada di perpustakaan yang bertujuan untuk memperbanyak dan berusaha untuk melengkapi bahan pustaka untuk memenuhi kebutuhan informasi para pemustaka.

B.    Tujuan Pengadaan Bahan Pustaka

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ( PNRI ) (2002 : 6) dalam Ati (2013) menyatakan bahwa kegiatan pengadaan bahan pustaka ini memiliki beberapa tujuan, diantaranya :

Ø  Menetapkan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka.

Ø  Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan.

Ø  Mengadakan pemeriksaan langsung pada bahan pustaka yang dikembangkan.

Ø  Menetapkan skala prioritas pada bahan pustaka yang dikembangkan.

Ø  Mengadakan kerjasama antara perpustakaaan pada pengadaan bahan putaka dan pelayanan setiap unit perpustakaan.

Ø  Melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan.

C.     Metode dalam Memperoleh Buku Koleksi di Perpustakaan

Dalam memperoleh koleksi bahan pustaka ada berbagai macam metode yang dapat dilakukan, diantaranya dapat dengan membeli buku, melalui pertukaran bahkan bisa juga buku hadiah.berikut ini akan diuraikan satu persatu langkah- langkah pengadaan buku dari ketiga sumber tersebut.

1.     Pengadaan Buku Melalui Pembelian

Jika dana perpustakaan telah memenuhi untuk mengadakan pembelian maka selanjutnya dilakukan seleksi terlebih dahulu dari daftar desiderata dan membuat daftar buku  sesuai dana yang telah ditentukan . berikut contoh tabel daftar buku yang akan dibeli.

No.	Judul	Pengarang	Penerbit	Tahun	ISBN	Harga

§   Apabila daftar desiderata dalam bentuk pangkalan data elektronik maka perlu ditambahkan informasi tentang kondisi buku tersebut, misalnya buku sedang dipesan.

§   Apabila daftar tersebut dalam bentuk kartu manual maka  data bibliografi tersebut dipindahkan ke jajaran buku-buku yang sedang dipesan. Contoh kartuya sebagai berikut :

KARTU PESAN Pengarang : Judul         : Tahun       : Penerbit dan Tempat terbit   :

Sumber dana :                                               Pemesanan : Harga Satuan :                                              Tanggal Pesan :                                                                       Tanggal Terima :

Pengadaan buku melalui pembelian buku dapat dilakukan melalui berbagai cara, yaitu ;

1.       Penerbit, baik di dalam negeri maupun luar negeri;

2.       Toko buku ;

3.       Agen buku,yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor baik di dalam maupun luar negeri .

1)    Pembelian melalui penerbit

Ada penerbit yang tidak melayani penjualan langsung, tetapi harus melalui distributor, agen ataupun toko buku. Tapi pada umumnya sebagian besar penerbit baik dalam maupun luar negeri bisa melayani permintaan perpustakaan. Pembelian buku secara langsung ke penerbit, biasanya dilakukan jika judul-judul yang dibutuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut.

Berikut  ini akan dijelaskan prosedur pembelian buku melalui penerbit, baik penerbit dalam maupun luar negeri.

a.       Membuat daftar buku yang dikelompokkan berdasarkan penerbit.

b.       Mengirimkan daftar buku yang akan dibeli ke setiap penerbit untuk mengetahui ketersediaannya dan harga buku tersebut.

c.       Menerima proforma invoice dari penerbit, yaitu daftar buku yang dilengkapi harga satuan , ketersediannyadan informasi cara pembayarannya. Lamanya balasan dari penerbit bisa satu minggu sampai satu bulan.

d.       Melakukan pembayaran sesuai dengan instruksi yang terdapat dalam proforma invoice,yaitu dengan cara transfer langsung ke nomor rekening ataupun dengan membuat cek yang harus dikirim melalui pos.

e.       Mengirimkan bukti pembayaran ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan proforma invoice.

f.        Membuat pertanggungjawaban sesuai dengan peraturan yang berlaku.

g.       Mengarsipkan fotokopi bukti pembayaran, untuk digunakan sebagai sarana klaim.

Perkiraan yang dikirim dengan pos dari Amerika atau Eropa ke Indonesia berkisar antara 1 sampai 3 bulan. Terkadang penerbit tidak melayani pembelian langsung. Untuk itu bisanya penerbit menunjuk distributor ataupun agen untuk melayani permintaan perpustakaan. Hal ini biasanya terjadi pada penerbit luar negeri , agen yang biasa ditunjuk adalah Marston. Untuk buku terbitan dalam negeri, pada umumnya banyak terdapat di Pulau Jawa seperti Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, dan Semarang. Penerbit yang terkenal adalah Gramedia, Pradnya Paramitha, Balai Pustaka, UI Press, ITB Press, UGM Press, Erlangga dll. Sedangkan penerbit luar negeri yang melayani permintaan perpustakaan adalah John Wiley & Son, Elseiver, Science Inc., dll.

2)    Pembelian melalui Toko Buku

Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana yang relatif kecil, yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan khusus, misalnya melalui tender. Adapun cara pembelian buku melalui toko buku adalah sebagai berikut :

a.     Membuat daftar judul buku yang akan dibeli

b.     Menentukan toko buku yang akan dihubungi

c.     Menyerahkan daftar tersebut kepada toko buku, baik dengan cara facsimile , melalui e-mail atau datang langsung ke toko buku.

d.     Melakukan pembayaran dengan uang tunai maupun cek, mintakan bukti pembayaran serta faktur pembeliannya.

e.     Toko buku mengirimkan buku yang telah dibeli atau pembeli mengambil bukunya sendiri.

Ø Toko buku online

Contoh dari toko buku online adalah Amazon.com yaitu toko buku yang ada di Amerika. Di Indonesia juga ada toko buku online seperti Mizan dan Gramedia. Prosedur pembelian buku adalah sebagai berikut ;

a.     Siapkan judul buku yang akan dibeli

b.     Tentukan toko buku mana yang akan dihubungi

c.     Cari alamat toko buku tersebut diinternet melalui homepage

d.     Ikuti prosedur yang tertera di toko tersebut

e.     Pilih judul-judul& konfirmasi buku yang akan dibeli dan dipesan

f.      Melakukan pembayaran melalui internet atau bank maupun menggunakan kartu kredit sesuai prosedur dan kesepakatan

g.     Menyimpan fotokopi bukti pembayaran untuk keperluan klaim.

Seperti halnya pembelian melalui penerbit maka pembelian melalui toko buku juga diperlukan komunikasi yang intensif, terutama apabila buku-buku yang dipesan belum ada berita  ataupun jawaban. Demikian pula apabila sudah dilakukan pembayaran. Komunikasi bisa dilakukan melalui telepon, surat, faksimile atau internet.

3)    Pembelian Buku melalui Agen

Agen buku memperoleh buku dari berbagai penerbit, baik dalam maupun luar negeri dengan potongan harga dan menyimpannya, kemudian menjual ke toko buku dan perpustakaan. Beberapa agen ada yang mengkhususkan jenis buku tertentu, tetapi ada juga yang menawarkan buku umum yang banyak diperdagangkan ataupun buku teks yang banyak dibutuhkan oleh perguruan tinggi.

Pustakawan lebih suka berhubungan dengan agen buku karena beberapa alasan :

a)      Semua pesanan judul buku yang berasal dari berbagai penerbit hanya melalui satu jalur yang memudahkan pesanan sehingga pekerjaan lebih efisien.

b)      Apabila buku yang dipesan tidak datang maka perpustakaan cukup menghubungi agen , tidak perlu melakukan klaim ke penerbit.

Untuk menentukan agen buku mana yang akan dipilih dalam pengadaan buku, maka perlu dipertimbangkan dan dievaluasi terlebih dahulu. Cara mengevaluasinya biasanya pustakawan memperhatikan beberapa hal berikut ini :

a)      Pelayanan tambahan

Misalnya dengan rencana pemesanan Approval Planyaitu dengan mengetahui profil perpustakaan , agen buku akan mengirimkan buku-buku yang relevan. Apabila ada yang tidak cocok maka perpustakaan bisa mengembalikan buku tersebut.

1.   Buku-buku yang dipesan akan diolah dahulu dan dilengkapi dengan kartu katalog

2.   Rutin mengirimkan katalog yang berisi informasi judul pilihan terbitan terbaru

3.   Menawarkan perlengkapan perpustakaan lainnya juga bahan audio visual

b)      Potongan Harga

c)      Waktu Pengiriman

d)      Pemenuhan Kebutuhan Pesanan

Rata-rata pemenuhan pesanan berkisar antara 50-70 % dari judul yang dipesan, alasan yang sering dikemukakan oleh agen buku adalah berikut ini:

1.       Buku tidak tersedia atau tidak ada penerbit

2.       Buku yang dipesan belum terbit

3.       Tidak menangani buku tersebut

Ada beberapa cara yang ditawarkan baik penerbit maupun agen buku dalam pemesanan buku oleh perpustakaan, diantaranya ;

1.     APPROVAL PLAN

Perpustakaan harus mengirimkan profilnya ke agen , setelah profil diterima, kemudian agen akan mengirim semua buku-buku yang relevan dengan perpustakaan tersebut.

2.     BLANKET ORDER

Pustakawan cukup memberitahu pada agen atau penerbit untuk mengirimkan semua buku-buku yang telah diterbitkan dengan harga yang telah ditentukan , cakupan subjek, atau permintaan khusus. Untuk sistem ini perpustakaan tidak dapat mengembalikan judul yang tidak sesuai kepada agen/ penerbit. Keuntungan dari sistim ini adalah adanya diskon yang cukup tinggi dan waktu pengadaan yang cepat.

3.     STANDING ORDER

Perpustakaan akan memperoleh buku yang telah diterbitkan oleh suatu penerbit. Sistim ini sangat umum digunakan penerbit perguruan tinggi dan penerbit dalam subjek khusus.

KENDALA DALAM PEMBELIAN BUKU

Untuk negara berkembang seperti Indonesia persoalan yang dihadapi dalam pengadaan buku jauh lebih rumit daripada negara maju, diantaranya ;

1.     Terbitan dalam  negeri

·         Karena kebanyakan tempat penerbitan terletak di pulau Jawa maka bagi perpustakaan yang berada di luar jawa , pengadaan buku akan menambah tugas korespondensi yang memakan waktu lama, jawaban yang tidak selau cepat serta kemungkinan buku sudah terjual habis

·         Bagi terbitan luar negeri kesulitan ini ditambah dengan waktu pemesanan yang lama, berkisar antara 3 sampai 5 bulan

·         Toko buku cenderung menerima pesanan dalam bentuk judul terbatas, namun banyak eksemplar daripada banyak judul dengan pemesanan rata-rata satu eksemplar per judul

2.     Prosedur Pembayaran

·         Prosedur pembayaran yang terlalu berbelit-belit, baik mata uang rupiah maupun asing

·         Bagi perpustakaan pemerintah ada batasan bahwa pertanggungjawaban tidak boleh lebih dari lima juta rupiah. Jadi apabila membeli diatas nilai tersebut maka kuitansi pembayaran harus dipecah-pecah.

3.     Ketersediaan Dana

Dana yang tersedia tidak selalu tepat pada waktunya . bagi perpustakaan swasta penyediaan dana umumnya lebih lancar tidak seperti perpustakaan pemerintah.

4.     Katalog Penerbit

Terbatasnya informasi mengenai buku yang tersedia, terutama untuk terbitan dalam negeri.

5.     Administrasi

Prosedur administrative yang berbelit-belit.

2. Pengadaan Buku melalui Pertukaran

Buku yang diperoleh melalui tukar-menukar dan hadiah mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka pada suatu  perpustakaan selama masih sesuai dengan tujuan perpustakaan.

Bagian pertukaran bahan pustaka berusaha mengumpulkan bahan-bahan pertukaran dengan lembaga lain dan memperleh bahan-bahan yang dapat dipertukarkan serta memelihara administrasi pertukaran termasuk catatan lainnya. Selain itu, staf yang bertugas di bagian pertukaran biasanya ikut juga dalam pemilihan bahan pustaka yang diharapkan dapat diterima melalui pertukaran ,melakukan penelusuran bibliografi untuk menemukan bahan ertukaran dan merencanakan serta mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan tukar-menukar.

Untuk melakukan kegiatan pertukaran terlebih dahulu dibuatkan perjanjian antar perpustakaan untuk membicarakan bahan pertukarannya. Sebelum menerima tawaran pertukaran dari perpustakaan / lembaga lain, hal yang harus dinilai adalah apakah buku yang ditawarkan benar-benar cocok dengan subjek yang dicakup perpustakaan. Beberapa tujuan pertukaran adalah :

a.     Memperoleh buku tertentu yang tidak dapat dibeli ditoko buku

b.     Mengeluarkan buku-buku hadiah yangtidak sesuai atau yang duplikat

c.     Mengembangkan kerja sama antarperpustakaan baik tingkat nasional maupun internasional

Ø  Cara melaksanakan program pertukaran bahan pustaka adalah:

a)          Perpustakaan yang mempunyai buku lebih atau yang sudah tidak diperlukan lagi, disusun dalam bentuk daftar untuk ditawarkan. Untuk itu maka :

1. Sebelum ditawarkan setiap buku diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari koleksi perpustakaan

2. dalam penawaran disusun menurut subjek, kemudian menurut pengarang dan judul

b)          Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku yang ditawarkan dan telah memiliki hubungan kerja sama.

c)          Perpustakaan menerima penawaran dan mempelajari tawaran yang diterima beserta penawarannya dan membandingkan kebutuhan serta kebijakan pengembangan koleksi perpustaakan sendiri.

d)          Perpustakaan yang menerima penawaran pertukaran melakukan pemilihan buku yang sesuai

e)          Melakukan penilaian kesiimbangan buku tentang subjek dan bobotnya.

f)           Perpustakaan menerima bahan pertukaran dan mengolahnya

Ø  Bagian pengadaan memiliki tugas

1) Merencanakan dan menyusun pekerjaan
2) Mendaftar bahan pertukaran yang diterima
3) Mempersiapkan daftar lembaga penukar
4) Melayani semua permintaan pertukaran
5) Menagih buku bahan pertukaran yang belum diterima
6) Mengatur pertukaran buku
7) Berhubungan dengan unit yang menyediakan bahan pertukaran
8) Membuat catatan dan statistic
9) Menilai hubungan pertukaran
10) Menyusun dan menangani duplikat yang dimanfaatkan untuk pertukaran
11) Melakukan kunjungan ke perpustakaan lain untuk mengefektifkan hubungan pertukaran

dan berkesempatan memilih bahan pertukaran

Ø  Pekerjaan spesifik dalam melaksanakan pertukaran bahan pustaka:

1. Perencanaan metode untuk mendapatkan bahan pertukaran

2. Penentuuan landasan yang sehat untuk hubungan pertukaran

3. Pemilihan lembaga untuk kerjasama pertukaran

4. Penawaran pertukaran

5. Penilaian bahan pertukaran

6.Transaksi / penolakan pertukaran

7. Pengiriman dan penerimaan bahan pertukaran

8. Penagih buku yang tidak diterima dan mememnuhi tagihan

9. Pemeliharaan catatan dan statistic

10. Penelian hubungan kerja sama pertukaran

Ø  Lembaga yang bisa melakukan kerja sama pertukaran diantaranya:

1. Universitas / akademi yang menerbitkan bahan pustaka

2. Pemerintah yag menerbitkan peraturan dan terbitan resmi lainnya

3. Organisasi ilmiah dan profesi

4. Perusahaan industri

Pada umumnya pertukaran bahan pustaka yang banyak dilakukan perpustakaan adalah untuk terbitan berseri. Hal ini akan memudahkan pernyataan kerja sama karena setiap instansi pelaksana sudah memiliki terbitan yang secara rutin terbit sebagai bahan pertukarannya.

3. Pengadaan Buku melalui Hadiah

Kondisi sosial ekomi Negara Indonesia yang masih belum sepenuhnya berkembang menyebabkan tradisi pengembangan koleksi melalui sumbangan atau hadiah baik dari instansi pemerintah swasta,  maupun dari lembaga lainnya masih belum memasyarakat. Hal  ini berbeda dengan situasi di negara maju hadiah diperpustakaan selalu ada.
Bidang pengadaaan bertanggung jawab dalam menyeleksi bahan pustaka yang akan diterima atau di beli dengan dana sumbangan. Sebelum perpustakaan memutuskan menerima sumbangan buku, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan :

a) Apakah cakupan buku yang disumbangkan sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang telah ditetapkan sebelumnnya

b) Dapatkah perpustakaan menangani buku hadiah dilihat dari pengoolahan, penempatan dan pemanfaatannya.

Menurut Sulistyo Basuki (1991:223) hadiah bahan pustaka juga ada kaitannya dengan deposit. Hadiah buku bisa didapatkan dari berbagai sumber baik dari instansi pemerintah, swasta maupun pribadi. Sumber yang bisa diharapkan di antaranya:

1) Pengarang dan penerbit sebagai contoh terbitannya

2) Duplikat terbitan dari perpustakaan lain

3) Instansi pemerintah sebagai terbitan pemerintah

4) Donatur dari berbagai pihak seperti organnisasi, lembaga perhinpunan profesi
yayasan, Negara maju melalui kedutaannya.

Ø  Cara mendapatkan buku melalui hadiah adalah sebagai berikut:

1. Hadiah atas permintaan

a. Mempersiapkan daftar donator yang akan dimintai sumbangannya

b. Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak lain

c. Mengirimkan surat permohonan disertai daftar buku yang dibutuhkan

d. Menerima buku sumbangan apabila permohonan disetujui permohonannya

e. Memeriksa buku yang datang dan mencocokkannya dengan daftar pengantar

f. Mengirimkan ucapan terimakasih

g. Mengolah buku sumbangan sesuai prosedur

2. Hadiah tidak atas permintaan

a. Buku yang diterima diccokkan dengan surat pengantar

b. Mengirimkan surat ucapan terimakasih

c.Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu apakah subjeknya sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada, bila sesuai dapat segera diproses

d. Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai bahan buku pertukaran/ dihadiahkan kembali kepada pihak lain

Untuk tertib administrasi maka setiap pengiriman bukiu sebaiknya dilampirkan tanda terima.

PENERIMAAN BUKU

Setelah buku hasil perolehan dari pembelian, hadiah ataupun pertukaran diterima perpustakaan kegiatan selanjutnya adalah inventarisasi. Prosedur penerimaan buku adalah sebagai berikut:

1. Memeriksa secara teliti bahan pustaka yang diterima dan surat pengantarnya

2. Mencocokan bahan pustaka yang diterima dengan arsip daftar pesanan

3. Menyisihkan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan, cacar atau rusak disertai dengan permintaan pergantian

4. Menandatangani tanda terima dan mengembalikannya kepada pengirim

5. Membuat berita acara penerimaan.

Dalam pengembangan koleksi disetiap perpustakaan perlu diperhatikan muatan lokal (localconten), yaitu meliputi koleksi lokal dan literasi kelabu (grey literature). Koleksi lokal meliputi bahan pustaka tentang topik yang sikapnya lokal sedangkan literatur kelabu meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu pergutuan tinggi, literatur kelabu ini wajib disimpan diperpustakaan dengan keputusan rektor. Literature kelabu yang dimaksud antara lain:

            1. Skripsi, tesis, disertasi

            2. Makalah seminar, symposium,konferensi dsb

            3. Laporan penelitian dan pengabdian pada mastarakat

            4. Laporan kegiatn .pidato pengukuhan dsb

            5. Terbitan berseri lainnya

D.     Macam- macam Terbitan dalam Pengadaan Buku

Macam-macam terbitan ada dua yaitu terbitan berseri dan terbitan berkala. Terbitan berseri merupakan salah satu jenis koleksi perpustakaan yang unik sehingga perlu pembahasan tersendiri. Terbitan berseri mencakup dua jenis publikasi yang berbeda, yaitu terbitan berseri berbentuk buku yang diterbitkan secara berseri dan terbitan berseri yang diterbitkan secara berkala (periodical). Terbitan berseri dalam pengadaannya sama saja dengan buku-buku yang lain.

Terbitan berkala dalam pengadaannya memerlukan penanganan yang khusus. Hal itu disebabkan sifat terbitannya yang berbeda. Buku biasa sekali transaksi maka selesai sudah urusannya, tetapi apabila kita berlangganan terbitan berkala maka harus membayar secara berkala, biasanya setahun sekali. Di samping itu kedatangan publikasi itu perlu di pantau karena akan datang ada yang setiap minggu atau sebulan sekali atau setiap 3 bulan.

Pengadaan terbitan berseri mempunyai beberapa prinsip dasar yang sama dengan pengadaan buku, seperti adanya seleksi, sumber pengadaan dari berlangganan, hadiah, dan tukar-menukar. Namun demikian teknis pengadaannya berbeda.

Ø  Jenis- jenis Terbitan Berseri

v   Ada 4 jenis utama terbitan berseri berdasarkan materi yang dimuat dalam setiap terbitsn :

1. Terbitan berkala dan surat kabar

Terbitan berkala adalah publikasi yang diterbitkan ber-kesinambungan dan diedarkan kepada publik setiap periode waktu tertentu. Macamnya adalah :

·            Majalah ( Magazine)

·            Warta ( Newsletter )

·            Bulletin

·            Jurnal (journal)

2.  Publikasi yang diterbitkan secara berkelanjutan atau berseri, tetapi tidak diterbitkan menurut kala waktu tertentu.

3. Bagian-bagian yang benar-benar terpisah , hanya untuk menyatakan urutan publikasi yang pernah diterbitkan dari badan tertentu.

4. Prosiding dan buku tahunan , yang dikeluarkan mungkin tahunan atau berkelanjutan yang dikeluarkan secara tidak berkala atau tidak tentu (irregular)

v   Ada 4 jenis terbitan berseri berdasarkan penerbitnya :

1.  Terbitan lembaga ilmiah atau perkumpulan profesi

Ada dua jenis :

-       Publikasi yang diterbitkan sebagai media resmi dari lembaga atau perkumpulan profesi tertentu

-       Publikasi yang memuat catatan risalah pertemuan atau makalah yang didiskusikan dan hasilnya yang diadakan instansi atau perkumpulan profesi

2. Terbitan badan komersial

3. Terbitan perusahaan  atau badan industri

4. Terbitan berupa surat kabar

Ada 2 jenis :

-       Publikasi yang diterbitkan untuk kalangan luar

-       Publikasi yang diterbitkan untuk kalangan sendiiri

A.    Pengadaan Terbitan Berkala

Persoalan yang dihadapi pustakawan Indonesia dalam pengadaan terbitan berkala adalah berikut ini :

1.     Dana yang tersedia tidak selalu tersedia pada waktu yang diperluhkan, terutama untuk perpustakaan pemerintah.

2.     Terbitan berkala serta informasinya dari Asia lebih sulit didapat daripada terbitan Eropa Barat atau Amerika.

3.     Beberapa penyandang dana sering membuat peraturan yang kurang menguntungkan, misalnya dengan menentukan terbitan berkala yang dilanggan harus dari penerbit tertentu atau dari negara asal pemberi dana.

4.     Prosedur pembayaran sering kali terlalu berbelit-belit, baik untuk pembayaran dalam bentuk rupiah maupun mata uang asing walaupun di beberapa instansi pemerintah sekarang ini sudah bisa dipermudah. Prosedur ini lebih lancar pada perpustakaan swasta.

1.               Pemesanan Terbitan Berkala melalui Pembelian

a.     Setelah diadakan verifikasi maka pustakawan pengadaan mempersiapkan Kartu Pesanan atau Daftar Pesanan

1.     Kartu pesanan dibuat dengan jumlah rangkap, yang sesuai dengan kebutuhan.

2.     Arsip kartu pesanan yang satu disusun menurut abjad judul terbitan berkala, & yang lain menurut penerbit atau penyalur.

3.     Daftar Pesanan (bagi yang memakai cara ini) dibuat dengan jumlah rangkap menurut kebutuhan, misalnya 2 rangkap untuk penyalur atau penerbit dan dua rangkap untuk arsip perpustakaan.

b.     Pemesanan

1.     Karu-kartu pesanan (daftar pesanan) dikirimkan pada penyalur atau penerbit disertai surat pengantar, yang juga menjelaskan bagaimana cara pembayarannya. Pembayaran biasanya dilakukan untuk satu tahun atau lebih, dan dibayar di muka.

2.     Pemesanan terbitan berkala dapat dilakukan berbagai cara. Pemilihan cara mendapatkan terbitan berkala dipengaruhi oleh bermacam-macam factor. Cara-cara yang umum dilakukan adalah berikut ini.

a.     Melanggan langsung pada penerbit di dalam negeri dan luar negeri.

b.     Melanggan melalui agen/penyalur setempat atau toko buku.

c.     Melanggan melalui penyalur khusus terbitan berkala di luar negeri.

d.     Melanggan melalui keanggotaan suatu perkumpulan

e.     Melanggan melalui pertukaran

f.      Mengusahakan sebagai hadiah.

Setiap cara ada keuntungan dan kerugian masing-masing. Keterangan barikut ini akan menjelaskan keuntungan dan kerugian tersebut.

2. Melanggan Langsung pada Penerbit

            Sebagian besar penerbit terbitan berkala melayani pelanggan secara orang per orang, dan mengirimkan setiap nomor yang terbit langsung kepada pelanggannya. Apabila penerbit terbitan berkala itu berasal dari luar negeri maka untuk membayar langganan terbitan itu Anda harus meminta proforma invoice dari penerbit agar jelas berapa uang yang harus dikirimkan kepada penerbit. Biasanya selain biaya langganan, Anda diharuskan menanggung pula biaya pengiriman. Biaya pengiriman ada 2 macam :

1.     Biaya pengiriman melalui udara yang jauh lebih mahal, hanya terbitan itu akan cepat sampai ke perpustakaan.

2.     Pengiriman melalui kapal laut yang biayanya lebih murah, namun penerimaan terbitannya dua atau tiga bulan setelah tanggal terbitnya.

Untuk melanggan terbitan berkala langsung kepada penerbit, sebenarnya bisa saja dilakukan dengan langsung mengirimkan pembayarannya setelah melihat harga berlangganan di situs terbitan berkalaitu di internet. Biasanya di situs itu sudah dicantumkan harga berlangganan, yang dibedakan untuk berbagai negara atau benua.

Keuntungan sistem langsung adalah berikut ini:

a.     Terbitan berkala cepat diterima

b.     Penerbit bertanggung jawab secara langsung kepada pelanggan bila ada masalah.

c.     Sering kali penerbit memberikan potongan harga khusus untuk pembayaran langsung sekaligus beberapa tahun sehingga menghemat biaya.

d.     Perhitungan pembayaran cukup sekali setahun. Apabila melanggan sekaligus untuk 2-3 tahun, akan lebih mengurangi lagi beban administrasi perpustakaan.

e.     Alamat yang jelas memudahkan pengiriman, terutama untuk suatu organisasi besar yang mempunyai banyak bagian.

f.      Bagi perpustakaan di Indonesia, berlangganan langsung terbitan berkala luar negeri sering kali murah karena tidak ada biaya tambahan sebagai keuntungan.

Kekurangan sistem langsung :

a.     Pengurusan langganan terbitan berkala luar negeri memang rumit. Apabila perpustakaan melanggan puluhan judul terbitan berkala masing-masing penerbitnya berbeda maka berarti harus mengurus surat menyurat dan pembayaran kepada puluhan penerbit itu.

b.     Setelah anda melakukan proses pembayaran maka Anda harus mengecek kepada semua penerbit itu untuk mengetahui apakah kiriman uang sudah diterima dan mereka sudah tahu kiriman uang itu adalah untuk pembayaran terbitan untuk pembayaran terbitan berkala tertentu.

c.     Anda juga harus terus memantau waktu kedatangan setiap terbitan berkala.

d.     Pemantauan kedatangan terbitan berkala ini harus terus dilakukan untuk setiap nomor dari semua terbitan berkala yang dilanggan oleh perpustakaan Anda.

e.     Bisa juga terjadi pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan money orderl bank draft yang dikirim melalui pos tidak sampai ke penerbit. Dengan demikian, Anda harus mengurus kembali kehilangan bukti pembayaran itu baik ke pihak pos maupun ke pihak bank.

3.              Pembelian melalui Penyalur Setempat, Importir atau Toko Buku

Pembelian terbitan berkala melalui penyalur setempat dapat dilakukan dengan berbagai variasi

a.     Penyalur bertanggung jawab sepenuhnya atas diterimanya terbitan berkala oleh perpustakaan.

b.     Penyalur merupakan perantara dalam pembelian, tetapi terbitan berkala langsung dikirimkan ke alamat perpustakaan.

Perlu diketahui bahwa tenggang waktu antara terbitnya suatu nomor terbitan bekala dengan hak klaim nomor yang hilang sangat bervariasi. Dalam hai ini letak geografi kota-kota di Indonesia sangat tidak menguntungkan sehingga sering kali pada waktu terbitan berkala diterima oleh perpustakaan, tenggang waktu tersebut sudah lewat atau hampir habis. Pada hal nomor-nomor terbitan berkala yang tidak datang biasanya baru diketahui bila nomor yang berikutnya telah datang. Pada saat itu kita baru yakin bahwa nomor sebelumnya tidak kita terima. Semua diperkiran terbitan berkala itu hanya terlambat datang.

4.              Melalui  Keanggotaan Suatu Perkumpulan

Sering kali suatu jurnal yang diterbitkan oleh suatu perkumpulan profesi tidak dapat dipesan melalui agen atau penyalur komersil, tetapi hanya dapat dilanggan melalui keanggotaan pada perkumpulan tersebut. Dalam sistem keanggotaan semacam ini sering kali pembayaran iuran dikaitkan dengan hak untuk menerima jurnal tertentu, di samping pemberian potongan harga untuk pembelian buku atau terbitan lain yang dihasilkan oleh organisasi tersebut. Sering kali pula dibedakan pembayaran iuran untuk berbagai kategori keanggotaan, misalnya keanggotaan untuk sebuah lembaga harus membayar iuran yang lebih mahal daripada keanggotaan  untuk perorangan. Tergantung pada kemudahan administrasi keuangan, pustakawan dapat memilih cara yang paling menguntungkan bagi perpustakaan.

5.              Melalui Penyalur Khusus Terbitan Berkala di Luar Negeri

Di luar negeri banyak penyalur buku yang memiliki bagian khusus yang mengurus langganan terbitan berkala bagi perpustakaan – perpustakaan di berbagai negara. Penyalur semacam ini pada umumnya memiliki pegawai profesional dengan keahlian tinggi dan mempu bekerja secara efisien. Jangkauan pelayanannya sampai ke luar negeri maka mereka juga paham masalah ekspor impor maupun pembatasan-pembatasan yang berhubungan dengan nasabah valuta asing.

Biasanya langganan terbitan berkala dihitung selama tahun takwin, mulai bulan Januari sampai dengan Desember sehingga apabila pembayaran langganan diselesaikan sebelum awal tahun maka penerimaan terbitan berkala diharapkan tepat dan lancar. Menjadi kewajiban penyalurlah untuk berhubungan dengan setiap penerbit terbitan berkala, sedangkan perpustakaan akan menerima tagihan sekaligus.

Pembaruan langganan untuk tahun berikutnya secara otomatis juga akan ditanyakan oleh penyalur sebelum masa langganan berakhir, untuk langkah kelangsungan penerimaan terbitan berkala. Dengan jalan demikian, pustakawan mendapat kesempatan untuk meninjau kembali kebijakan berlanggan suatu terbitan berkala, dengan mempertimbangkan tersedianya anggaran serta adanya permintaan judul baru.

            Ada beberapa keuntungan apabila perpustakaan menggunakan penyalur khusus, yaitu:

a.     Menghemat waktu, perpustakaan tinggal memesan dan tugas-tugas lain akan dilaksanakan oleh penyalur.

b.     Penyalur menguasai sekali liku-liku permasalahan, termasuk cara berlangganan apakah setiap tahun, setiap volume ataukah dengan cara lain.

c.     Penyalur juga mengetahui cara mengatasi kesulitan dalam masalah pembayaran dengan valuta asing

d.     Penyalur bertanggung jawab untuk pembaruan langganan maupun penagihan nomor-nomor yang tidak diterima.

e.     Penyalur akan memberikan informasi mengenai judul-judul terbitan berkala baru ataupun adanya perubahan hargadan biasanya mereka menerbitkan daftar terbitan berkala yang disusun berdasarkan subjek terbitan tersebut.

f.      Pembayaran cukup dilakukan setahun sekali, sekaligus untuk semua judul terbitan berkala sehingga menghemat biaya bank dan pos.

g.     Penyalur dapat mengatur pembuatan faktur dan kuitansi sesuai dengan permintaan pelanggan. Hal ini penting terutama untuk perpustakaan pemerintah, di mana administrasi keuangannya mempunyai peraturan khusus yang harus diikuti.

Namun demikian, sebelum menetapkan pilihan penyalur, pustakawan mengadakan penelitian dengan jalan menghubungi rekan-rekan pustakwan yang pernah menggunakan jasa mereka.

6.              Faktur, Pembayaran  dan Pembaruan Berlangganan

Sifatnya yang terbit berkesinambungan maka setiap tahun diperlukan tindakan. Untuk memperbarui langganan terbitan berkala. Apabila kita berhubungan langsung kepada penerbit atau melalui agen khusus terbitan berkala, pihak penjual secara otomatis akan menagih. Biasanya begitu menjelang berakhirnya masa berlangganan suatu judul terbitan berkala, mereka akan mengirimkan tagihannya (renewal notice).

            Langkah-langkah yang harus diambil untuk pembaruan berlangganan berikut ini:

a.     Catat fatur pada jajaran penjuak : nomor faktur, jumlah tagihan, dan tanggal terima.

b.     Cocokkan faktur dengan catatan penerimaan, untuk melihat apakah:

1.     Judul yang dimaksud memang dilanggan

2.     Judul yang dimaksud belum diperbarui langganannya

3.     Judul yang dimaksud bukan termasuk yang dibatalkan langganan-nya

4.     Judul yang dimaksud masih terbit

5.     Judul yang dimaksud diterima secara teratur

c.     Apabila semua judul pada faktur telah diteliti dan tidak ada masalah, catat pada kartu regristrasi, yaitu nomor faktur, harga, dan tanggal.

d.     Setelah semua selesai, faktur dapat diselesaikan untuk dibayar.

Walaupun terbitan berkala yang beredar itu banyak, dalam praktiknya banyak perpustakaan menghadapi rintangan untuk berlangganan terbitan berkala. Berbagai masalah yang dihadapi dalam pengadaan terbitan berkala yaitu :

a.     Jarak yang jauh dengan penerbit

b.     Masalah klaim

c.     Masalah pos

d.     Informasi

e.     Harga

B.    Pengadaan Terbitan Berkala melalui Pertukaran

Prosedur Tukar-Menukar Terbitan Berkala

a.     Perpustakaan yang menawarkan menyusun daftar terbitan berkala yang akan dipertukarkan.

1.   Sebelum ditawarkan setiap publikasi harus sudah diproses sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari inventaris perpustakaan yang bersangkutan.

2.   Susunan daftar itu menurut abjad judul terbitan berkala, disertai keterangan tahun dan nomor terbitan

3.   Apabila judul-judul terbitan berkala itu sangat bervariasi subjeknya maka susunlah daftar penawaran menurut subjek, kemudian menurut judul publikasi.

b.     Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan yang ditawarkan. Dalam penawaran disebutkan syarat-syarat untuk tukar-menukar itu, misalnya bahan apa yang diinginkan, ongkos kirim ditanggung pihak pengirim.

c.     Perpustakaan yang menerima penawaran mempelajari tawaran dan persyaratan dari pihak yang menawarkan, membandingkannya dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan sendiri.

d.     Perpustakaan penerima memilih publikasi yang diinginkan dan menyusun daftar terbitan berkala yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.

e.     Perpustakaan penerima mengirimkan daftar publikasi yang diinginkan, disertai daftar koleksi yang akan dipakai sebagai bahan pertukaran.

f.      Perpustakaan akan lebih akurat, apabila masing-masing pihak mengirimkan contoh publikasi yang akan dipertukarkan.

g.     Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, tukar-menukar dapat dilaksanakan.

h.     Setelah menerima bahan penukaran itu, masing-masing perpustakaan akan mengolahnya sesuai prosedur inventarisasi.

Biasanya terbitan berkala yang dipertukarkan agak lebih berbobot daripada yang dihadiahkan walaupun tergantung juga dengan bobot mutu terbitan berkala yang ditawarkan.

Publikasi yang terbit secara tidak berkala pun dapat dipertukarkan. Hanya perjanjian penukaran itu terjadi untuk publikasi tersebut dan tidak berlaku secara terus-menerus.

C.    Pengadaan Terbitan Berkala melalui Hadiah

Terbitan berkala dapat diperoleh sebagai hadiah dari instansi baik swasta maupun pemerintah. Biasanya terbitan berkala yang diperoleh sebagai hadiah berupa Newsletter atau “Warta”. Ada juga instansi yang menghadiahkan terbitan berkala berbentuk “jurnal”atau yang isinya berbobot, tetapi kebanyakan yang akan Anda peroleh dari hadiah biasanya jumlah halamannya pun tipis. Namun demikian Anda akan memperoleh cukup banyak terbitan berkala ini bila Anda rajin menulis surat ke berbagai instansi.

Demikian pula dengan rajin membaca terbitan berkala yang berbentuk Newsletter,akan memperoleh informasi mengenai terbitan-terbitan yang bisa diperoleh secara cuma-cuma.

Perolehan terbitan berkala sebagai hadiah ini dapat pula diterima tanpa memintanya. Ada kemungkinan sebuah instansi ingin meyebarkanluaskan informasi mengenai instansi itu dan kegiatannya kepada khalayak ramai. Oleh karena itu, dikirimkanlah publikasi terbitannya ke instansi-instansi lain, terlebih ke perpustakaan. Jadi, semacam alat promosi. Dalam menghadapi hadiah-hadiah ini bisa saja terjadi bahwa terbitan berkala yang diterima tidak sesuai dengan minat pengguna perpustakaan.

Prosedur Perolehan Hadiah atas Permintaan

1. Perpustakaan menyusun daftar terbitan berkala yang akan dimintakan sebagai hadiah dari pihak lain di dalam maupun luar negeri. Alamat lembaga-lembaga tersebut dapat dicari dari direktori, bulletin, laporan lembaga, dan lain-lain.
2. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai dengan surat pengantar.
3. Apabila dalam beberapa minggu tidak ada kabar mengenai permintaan tersebut, Anda perlu menghubungi pihak calon pemberi hadiah untuk melakukan penelusuran sampai di manakah surat telah diproses. Hal itu juga bermanfaat untuk mendapat kepastian soal permintaan yang Anda ajukan. Apabila ternyata pernyataan itu ditolak, Anda bisa mengajukan permintaan ke lembaga lain yang relevan.
4. Apabila hadiah yang diminta telah diterima maka petugas perpustakaan memeriksa kiriman itu untuk dicocokkan dengan surat pengantarnya.
5. Kirimkan surat ucapan terima kasih.
6. Selanjutnya terbitan berkala yang diterima sebagai hadiah diproses untuk inventarisasi dan seterusnya.

 Prosedur Perolehan Hadiah Tidak Atas Permintaan

1. Terbitan berkala yang diterima diteliti dan dicocokkan dengan surat pengantar.
2. Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih
3. Periksalah terbitan berkala yang diterima bersangkutan dengan kesesuaian subjek yang dikoleksi perpustakaan, periksa mutu terbitan itu, periksa bahasa terbitan itu. Apabila ada keraguan untuk memasukkan terbitan itu ke koleksi perpustakaan, lakukan pegecekan terhadap kebijakan pengembangan koleksi.
4. Apabila terbitan berkala yang diterima sesuai dengan kebutuhan dan dapat digunakan, segera diproses inventarisasi, dan seterusnya.
5. Apabila tidak layak untuk dimasukkan ke koleksi, terbitan itu disisihkan dahulu untuk ditukarkan atau dihadiahkan ke perpustakaan lain.

D.    Pengadaan Terbitan Berkala melalui Penerbitan Sendiri

Penerbitan sendiri mencakup pengertian berikut ini.

1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan itu bernaung

1.     Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository library) semua penerbitan dari lembaga itu.

2.     Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan. Minta izin kepada pimpinan lembaga untuk dapat menggunakan terbitan tersebut sebagai bahan pertukaran sehingga akan memperkaya koleksi perpustakaan tanpa mengeluarkan dana yang besar.

2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri, seperti daftar tambahan koleksi (accession list), buletin, manual, bibliografi.

E. Pengadaan Bahan Non-buku

Adanya perkembangan teknologi di bidang media informasi, merupakan suatu tantangan bagi para pustakawan untuk sanggup menangani bahan nonbuku . karena mereka harus memikirkan pula hasil imajinasi, intelektual, dan semangat manusia dalam berbagai bentuk, baik cetak maupun non cetak.

Penggunan bahan nonbuku pada zaman dahulu hanya sebagai alat bantu pendidikan, tetapi sekarang tidak hanya sebagai alat bantu melaikan juga merupakan sarana kebutuhan indivisual yang mendasar. Sebagai contoh penggunaan bahan nonbuku di sekolah dasar, antara lain sebagai alat peraga dalam pelajaran, misalnya penggunaan bola dunia untuk pelajaran ilmu bumi.

1. Macam macam bahan nonbuku

Dalam Librarian’s Glassary and Reference Book (1984) dijelaskan, yang termasuk ke dalam kategori nonbook materials ( selanjutnya dikatakan dengan bahan nonbuku) adalah bahan pustaka yang tidak termasuk ke dalam definisi buku, majalah atau pamflet dan perlu penangan secara khusus.

Berikut ini akan dijelaskan berbagai macam jenis bahan nonbuku yang lazim terdapat di perpustakaan.

1.     Rekaman suara

Dalam Anglo-American Cataloguing Rule edisi ke 2, yang termasuk ke dalam bahan pustaka ini adalah rekaman suara dalam berbagai bentuk, misanlnya piringan hitam, pita (dalam bentuk gulungan, kaset, catridge), piano rools, rekaman suara atas film. Adanya pekembangan teknologi, saat ini rekaman suara banyak terdapat dalam bentuk compact disk (CD). Contoh rekaman suara, yaitu sebagai berikut.

a.     Piringan hitam.

b.     Pita kaset

c.     Gulungan pita

d.     Pita cartridge,

e.     Jenis rol

f.      Soundtrack film

g.     Compact disc, berbentuk piringan berdiameter 12 cm

Kalau dilihat dari isinya, ada beberapa jenis rekaman sauara diantaranya adalah berikut ini.

a.     Rekaman musik

b.     Sandiwara

c.     Pembaca puisi

d.     Wawancara

e.     Seminar

f.      Ceramah

g.     Pelajaran bahasa

h.     Dongeng

2.     Gambar Hidup (film dan rekaman video)

a.     Film

Film adalah gambar hidup yang merupakan perkembangan dari gambar biasa. Film tersebut diproyeksikan secara mekanis , melalui lensa proyektor, dan pada layar terlihat gambar hidup.

Keunggulan film

1)    Baik dari segi warna & ketajaman gambar

2)    Ukuran film 16 mm merupakan standar dan tersedia dimana mana

3)    Peralatan yang lebih mudah dipeliharaannya

b.     Rekaman video

Rekaman video adalah istilah umum yang mencakup semua bentuk video, diantaranya yang berbentuk kaset video, gulungan video, dan piringan video.

Keunggulan rekaman video

1)    Tidak sensitif terhadap cahaya

2)    Tidak perlu melalui proses laboratorium

3)    Dapat langsung ditonton setelah direkam

4)    Lebih murah

3.     Bahan Grafika

AACR2 mendefinisikan bahan grafika sebagai bahan tak tembus cahaya atau buram contoh yang termasuk dalam bahan grafika adalah berikut ini.

a.     Gambar

b.     Bagan

c.     Flipchart

d.     Filmstrip

e.     Flashcard

f.      Lukisan asli

g.     Karya seni cetak

h.     Reproduksi

i.      Foto

j.      Kartu pos

k.     Poster

l.      Study print

m.   Slide

n.     Stereograf

o.     Transaparansi

4.     Bahan Kartografi

Bahan kartografi adalah semua karya yang merupakan representif grafika dari bumi, bagian bumi, matahari, bulan, planet, dan benda benda luar angkasa. Badan pustaka ini dapat berbentuk peta 2 dimensi atau 3 dimensi. Bahan kartografi yang umunya terdapat pada perpustakaan adalah peta, atlas, globe. Atlas dibagi 2 menjadi atlas umum dan khusus.

5.     Bentuk Mikro

Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakanuntuk menunjukan semua dokumen yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca tanpa menggunakan alat bantu yaitu microreader. Secara fisik mikri terdiri dari mikrofilm, mikrofis, mikrolegap

6.     Sumber  Daya Elektronik

Bahan yang termasuk kedalam jenis ini dikenal dengan isitlah sumber daya elektonik. Dari segi isinya terdapat berbagai jenis sebagai berikut.

a.     Full text

Dari jenis jenis utama sumber daya elektronik, sekarang ini full textadalah yang paling menantang  dan penuh dengan pilihan pilihan ada dua kategori  yang banyak dipasarkan penerbit yaitu hanya elektonik atau elektronik dan cetak.

Jika dilihat dari formatnya materi full text tersedia dalam 3 format yaitu On-line, CD-ROM, tercetak. Contoh sumber daya elektronik yang diadakan perpustakaan TEEAL, Pro Quest, Electronic Book

b.     Musik

Musik dalam bentuk terekam tersedia di internet.

c.     Bahan bahan rujukan “tradisional”

Bibliografi, indeks, abstrak, dan daftar isi adalah jenis jenis materi rujukan yang tradisional.

d.     Perangkat lunak

tidak banyak perpustakaan yang secar aktif mengumpulkan perangkat lunak karena masalh hak cipta dan kesulitan dalam mempertahankan integritas perangkat lunak itu

2. Pemanfaatan Bahan Nonbuku

Pada mulanya penggunaan bahan nonbukun haya sebagai alat bantu pendidikan saja, tetapi sekarang bahan nonbuku tidak hanya sekedar sebagai alat bantu melainkan juga merupakan sarana kebutuhan belajar secara individu yang sangat mendasar.

Ø Proses Pengadaan Bahan Nonbuku

1. Kriteria Seleksi

Untuk melakukan pengadahan bahan nonbuku diperlukan seleksi terlebih dahulu, dalam melakukan seleksi bahan pustaka tersebut perlu dilakukan evaluasi mana yang baik dari segi isi, maupun fisik bahan pustaka tersebut. Ada beberapa kriteri umum yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan seleksi bahan nonbuku, yaitu.

1. Kualitas isi

Bahan nonbuku yang dibeli harus menyajikan gagasan dan informasi secara akurat dan sistematis dengan cara penyampaian yang cocok untuk media, bidang subjek, dan penggunaan. Diprioritaskan pada bahan yang tidak cepat out of date

2. Kualitas teknis

Kualitas teknis bahan yang dibeli harus memenuhi standar internasional. Rekaman suara harus jernih, bebas gangguan, dan format format visual harus diperhatikan apakah akan memlilh berwarna atau hitam putih.

3. Kualitas fisik

Kualitas fisik penting untuk diperthatikan dan dianjurkan untuk memilih bahan yang baik. Sebagai contoh, untuk film harus direkam pada bahan yang tidak mudah rusak, dan untuk pita rekaman tidak mudah putus atau melar.

4. Produsen/Distributor

Bahan nonbuku dibeli dari distributor atau dari produsen yang mempunyai reputasi baik. Distributor hendaknya menyediakan pelayanan penjual.

2. Cara Pengadaan

Pada prinsipnya cara pengadaan bahan nonbuku sama dengan cara dalam pengadaan bahan pustaka lainnya. Hal yang berbeda adalah prosedur pengadaan bahan pandang dengar terbitan luar negeri terutama rekaman video, film, dan rekaman sejenisnya harus mendapat pernyataan izin dari Departeman Luar Negeri dan halus lulus sensor dari badan sensor film. Seperti halnya dengan bahan pustaka lainnya, pengadaan bahan nonbuku bisa dilakukan dengan cara pembelian, pertukaran, dan mendapatkannya sebagai hadiah.

Dalam materi ini penekannya pada bagaimana cara pemesanannya beberapa sistem pemesanan yang dipakai oleh perpustakaan khusus dan besar, yaitu cara berikut ini.

1.     Approval plan,

2.     Blanket order,.

3.     Standing order,

Tweet