Kebijakan Pengembangan Koleksi

2.1 Pengertian Kebijakan Pengembangan Koleksi

            Kebijakan Pengembangan Koleksi adalah suatu ketentuan atau ketetapan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara pengembangan koleksi perpustakaan yang telah disetujui oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab atas upaya penambahan dan perluasan koleksi di perpustakaan. Di dalamnya mencakup segala aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan, pendanaan, pemilihan bahan pustaka, dan pengadaan bahan pustaka. Kebijakan pengembangan koleksi ini juga akan menjadi sebuah kerangka kerja dan sekumpulan parameter yang dijadikan sebagai acuan kerja oleh staf perpustakaan dan menilai pelayanan kepada pengguna perpustakaan.

2.2 Asas yang Mendasari Kebijakan Pengembangan Koleksi

            Kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh beberapa asas berikut ini:

1.     Kerelevanan

Koleksi perpustakaan hendaknya relevan dengan aktivitas yang telah diprogramkan oleh perpustakaan sehingga memudahkan pencapaian kinerja perpustakaan yang memuaskan para stakeholders. Pustakawan harus bisa mengantisipasi perkembangan yang terjadi pada masyarkat pengguna.

2.     Berorientasi kepada Kebutuhan Pengguna

Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Masing-masing jenis perpustakaan mempunyai pengguna yang berbeda, yang berbeda pula pola kebutuhan informasinya. Pustakawan harus bisa membaca kebutuhan berbagai kelompok pengguna yang ada dalam populasi yang dilayani perpustakaan.

3

3.     Kelengkapan

Koleksi perpustakaan hendaknya lengkap dalam arti terkait dengan kebutuhan para pengguna utama perpustakaan walaupun secara hakiki sudah di ketahui bahwa tidak mungkin bagi sebuah perpustakaan dapat memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Namun demikian, penting bagai pustakawan untuk dapat mendeteksi kebutuhan sehari-hari dari pengguna utama perpustakaannya sehingga dapat menjadi perpustakaan andalan para pengguna. Tentunya wajar sebuah perpustakaan akan ditinggalkan oleh penggunanya apabila apa yang dicari pengguna sering tidak bisa diperoleh di perpustakaan itu.

4.     Kemutakhiran

Koleksi hendaknya mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir. Dengan demikian, perpustakaan harus megadakan dan memperbaruhi bahan pustaka yang menjadi koleksi. Sejumlah dana rutin diperlukan oleh perpustakaan untuk membeli berbagai bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, yang jumlahnya tidak kecil mengingat semakin tingginya harga bahan pustaka yang beredar di pasaran.

5.     Kerja Sama

Koleksi perpustakaan sebaiknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, pembina perpustakaan, pimpinan bahan induk, tokoh masyarakat , guru/dosen/peneliti, dan berbagai pihak lain tergantung jenis perpustakaannya. Dengan kerja sama yang baik, diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya guna dan berhasil guna.

 

2.3       Fungsi Kebijakan Pengembangan Koleksi

Fungsi kebijakan pengembangan koleksi secara garis besar di bagi menjadi 3 kelompok sebagai berikut:

1.   Fungsi perencanaan

4

Kebijakan pengembangan koleksi merupakan perencanaan yang mengatur prioritas dalam mengalokasikan berbagai sumber dana, setelah lebih dahulu mengenal siapa saja yang akan dilayani perpustakaan, mengetahui bidang ilmu apa yang akan di kembangkan, serta penelitian-penelitian yang akan dilakukan. Sebelum itu, perlu diketahui lebih dahulu profil koleksi perpustakaan, bidang ilmu apa yang dapat ditunda pengadaannya sampai tersedia dana lain. Untuk itu, perpustakaan harus dapat menentukan prioritas pengadaannya.

2.   Fungsi Komunikasi Internal

Perpustakaan perlu berkomunikasi dengan masyarakat sendiri, baik itu pimpinan badan induk, para penyandang dana, staf badan induk sebagai pengguna atau calon pengguna potensi, seperti dosen mahasiswa, guru, siswa, peneliti, masyarakat, tergantung pada jenis perpustakaannya. Proses pembuatan kebijakan pengembangan koleksi ini memerlukan konsultasi dengan kelompok-kelompok tersebut dan diharapkan kegiatan dialog ini berlangsung secara kontinu.

Kebijakan pengembangan koleksi akan memberitahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain apa cakupan, serta ciri-ciri koleksi yang telah ada rencana untuk pengembangan selanjutnya. Apabila perpustakaan tidak dapat mengembangkan semua bidang ilmu yang dicakup dilembaga induknya secara merata atau tidak dapat memenuhi permintaan kelompok pengguna secara adil maka harus dibuat pernyataan sebagai penjelasan, kemudian di sebarluaskan. Keterbukaan ini akan lebih memuaskan pengguna. Kebijakan pengembangan koleksi inilah yang dapat dijadikan sebagai dokumen pegangan dalam berkomunikasi dengan pihak-pihak internal. Kebijakan pengembangan koleksi merupakan pedoman bagi para selektor. Dengan adanya kebijakan, mereka bekerja lebih terarah karena sasran jelas dan dana yang terbatas dimanfaatkan dengan lebih bijaksana.

3.   Fungsi Komunikasi Eksternal

Perpustakaan perlu memberitahu perpustakaan lain tentang rencana pengembangan koleksinya, termasuk  bidang ilmu yang akan dikembangkan. Hal  ini penting dilakukan

5

sebagai upaya peningkatan kerja sama antar perpustakaan. Saling menginformasikan koleksi berikut rencana pengembangannya karena selain bertujuan untuk menghindari pemilikan koleksi yang sama, juga memungkinkan pengguna perpustakaan mendapat informasi dari sumber bahan pustaka yang lebih luas.

2.4      Proses Pembuatan Kebijakan Pengembangan Koleksi

Proses pembuatan kebijakan pengembangan koleksi dimulai oleh sekelompok orang yang peduli dengan masa depan perpustakaannya. Kewenangan merumuskan kebijakan pengembangan koleksi dipercayakan kepada:  Pustakawan,  Wakil Sivitas  Akademika, Wakil Unit Penelitian, dan unit lain yang terkait. Adapun proses nya sebagai berikut:

1.     Pertama-tama kepala perpustakaan, para pustakawan, para penyandang dana, dosen, mahasiswa,  berdiskusi bagaimana cara terbaik untuk mengembangkan perpustakaannya.

2.     Tahap selanjutnya, mereka mulai merencanakan mengenai siapa saja yang akan dilayani di perpustakaan tersebut, pengalokasian berbagai sumber dana, bidang ilmu apa saja yang akan dikembangkan di perpustakaan tersebut.

3.     Tahap selanjutnya, para tokoh internal yang akan membuat kebijakan pengembangan koleksi melakukan kerja sama dengan perpustakaan lainnya seperti menginformasikan koleksi yang akan dikembangkan, rencana pengembangannya; menginformasikan tujuannya agar menghindari kepemilikan koleksi yang sama.

4.     Tahap selanjutnya, mereka mulai merumuskan kebijakan  pengembangan koleksi,

5.     Tahap terakhir melaksanakan kebijakan tersebut sesuai dengan kesepakatan yang  telah disetujui, sehingga nantinya akan tercipta layanan perpustakaan yang prima dengan menggunakan anggaran dana secara bijaksana. 

           

6

Dalam membuat kebijakan  pengembangan koleksi, para pembuat kebijakan harus mengetahui:

1.     Kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan

2.     Pengguna yang kita layani dan bagaimana mereka berubah

3.     Sumber-sumber informasi lain yang tersedia di sekitar lingkungan pengguna perpustakaan anda atau yang tersedia secara pinjam antar perpustakaan.

Tweet