Untuk perpustakaan yang masih menerapkan proses peminjaman secara manual,
maka setelah sebuah buku dibuatkan katalognya, pekerjaan berikutnya adalah
membuat label (pelabelan), lembar tanggal kembali (date due slip), kartu
buku, dan kantung kartu buku.
1. Label buku, dibuat dengan ukuran kira-kira 3x4 cm (dari kertas). Pada label tersebut dicantumkan nomor klasifikasi, 3 huruf pertama nama pengarang (tajuk), dan 1 huruf awal judul. Pada label ini dapat ditambahkan copy ke berapa, jilid, dan (ada perpustakaan yang mencantumkan) tahun terbit. Kemudian, label ditempelkan pada punggung buku kira-kira 3 cm dari bawah. Data-data yang dituliskan dalam label ini harus sama persis dengan apa yang dituliskan dalam call number yang terdapat dalam katalog. Hanya jika buku yang diolah tersebut mempunyai lebih dari satu eksemplar untuk setiap judulnya, maka dalam label hendaknya ditambahkan data eksemplar atau copy ke berapa yang juga disesuaikan dengan shelflist. Dengan demikian, pustakawan akan dengan mudah mengetahui ada berapa eksemplar dari satu judul buku yang terdapat di rak perpustakaan.
Berikut ini adalah contohnya:
2.
Lembar tanggal kembali, terbuat dari kertas
buram kira-kira ¼ folio, berisi catatan nomor anggota dan tanggal wajib pengembalian.
Lembar tanggal kembali ini ditempelkan pada akhir halaman atau sampul akhir
dari buku. Gunanya untuk mengingatkan peminjam tanggal pengembalian koleksi
yang dipinjam. Pustakawan atau terkadang pengguna membubuhkan tanggal
pengembaliannya. Misalnya, seorang pinjam buku tanggal 1 januari 2008, jika
masa pinjam adalah 10 hari, maka tanggal yang dituliskan dalam lembar tanggal
kembali adalah tanggal 10 Januari 2008. Jika buku dikembalikan lebih dari
tanggal 10 Januari 2008, peminjam kena denda sesuai dengan aturan yang
ditetapkan disetiap perpustakaan.
3.
Kartu buku, terbuat dari kertas manila
(berwarna). Kartu buku itu berisi nomor inventaris, nama pengarang, judul dan
sandi pustaka, nomor anggota/nama peminjam, dan tanggal peminjaman. Kartu ini
diletakkan pada bagian dalam sampul buku. Apabila buku dipinjam, data peminjam
ditulis pada kartu buku itu, lalu disimpan pada kotak, sesuai dengan
tanggal pengembaliannya.
4.
Kantong kartu buku, sering disebut kantong buku,
terbuat dari kertas, dapat dibuat bentuk segi tiga atau segi empat. Kantong
buku berguna untuk tempat kartu buku.
Beberapa hal tersebut merupakan kegiatan yang dilakukan oleh bagian
pengolahan koleksi. Kegiatan itu masih diteruskan dengan penyusunan kartu
katalog pada laci katalog (filing) koleksi yang telah diproses di rak
(jajaran koleksi) atau disebut dengan shelving. Dengan demikian, koleksi
itu dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan.
Kelancaran dan keberhasilan proses temu kembali informasi sangat
dipengaruhi oleh keseragaman dan ketaatazasan dalam bentuk tajuk-tajuk yang
digunakan dalam katalog untuk mewakili suatu subjek, nama orang, atau badan
yang menjadi pengarang, dan judul dokumen. Ada pengarang yang menggunakan lebih
dari satu nama, misalnya kadang-kadang memakai nama yang sebenarnya dan
kadang-kadang memakai nama samaran atau nama dengan ejaan yang berbeda. Ada
pengarang yang kadang-kadang menggunakan bentuk lengkap dan kadang-kadang
bentuk singkat dari namanya. Ada pengarang yang resmi berganti nama, misalnya
pengarang wanita yang sesudah menikah kemudian menggunakan nama keluarga
suaminya. Apabila dalam proses katalogisasi deskriptif hal-hal seperti ini
tidak diperhatikan, maka katalog yang tercipta tidak dapat berfungsi sebagaimana
mestinya. Karya seseorang akan tersebar pada berbagai bentuk nama, sehingga
akatalog tidak mampu menunjukkan dokumen hasil karya seorang pengarang yang
dimiliki perpustakaan, sebagaimana rumusan tujuan kalatag menurut Cutter pada
poin 2.a.
Untuk mencegah hal-hal seperti ini, yang sangat merugikan proses temu
kembali informasi, perlu dilakaukan pengawasan atau pengendalian terhadap
tajuk-tajuk yang digunakan dalam katalog. Pengawasan ini perlu pada tahap
katalogisasi deskriptif maupun pada katalogisasi subjek. Proses pengendalian
atau pengawasan tajuk-tajuk yang bertujuan meningkatkan temu kembali
(retrieval) dilaksanakan dengan 1) menjaga konsistensi atau keseragaman dalam
bentuk tajuk dan 2) menunjukkan hubungan antar nama-nama, subjek-subjek, dan
judul-judul yang digunakan dalam katalog. Proses ini disebut dengan authority
control, yaitu :
“The
procedures by which consistency of form is maintained in the headings (names,
uniform titles, series titles, and subjects) used in a library catalog or file
of bibliographic records, through the application of an authoritative list
called an authority file to new items as they are added to the collection.
Authority control is available from commercial service providers”.[1]
Authority control pada tahap katalogisasi deskriptif
mencakup pengendalian nama orang dan badan korporasi. Proses ini dimulai dengan
verivikasi, yaitu menentukan eksistensi seorang pengarang atau badan korporasi
dan nama-nama yang pernah digunakan orang atau badan korporasi tersebut dalam
karya-karyanya. Kemudian dari antara nama tersebut dipilih satu nama yang akan
digunakan sebagai tajuk seragam (uniform heading) untuk semua entri katalog
yang mewakili dokumenciptaan orang atau badan yang bersangkutan.
Untuk verivikasi. Jika perlu, dilakukan pengecekan dengan
berbagai sumber bibliografi atau sumber rujukan. Jika timbul masalah karena
pengarang menggunakan lebih dari satu nama, atau satu nama dengan berbagai
variasi, maka pengatalog perlu menelusur sebanyak mungkin sumber informasi.
Setelah diketahui nama apa saja yang pernah digunakan pengarang tersebut, salah
satu nama dipilih sebagai tajuk seragam yang akan digunakan dalam katalog. Nama
lain yang tidak digunakan sebagai tajuk, dibuatkan acuan atau rujukan yang
memandu pengguna ke nama yang dipilih sebagai tajuk.
[1]
Joan M. Reizt, Online Dictionary of Library and Information Science (ODLIS.pdf,
2002), hl. 55. Tersedia pada www.vlado.fmf.uni-lj/pub/networks/data/dic/odlis/odlis.pdf,
diakses pada 30 Januari 2008 pukul 13.00 WIB
0 Response to "Pembuatan Katalog Kartu"
Post a Comment