Konsep Dasar Manajemen Koleksi

A.   Pengertian manajemen koleksi

Manajemen berasaal dari Bahasa Inggris yaitu management. Dalam Bahasa Indonesia, manajemen mempunyai beberapa pengertian, antara lain yaitu pemimpin, pengurus atau kepengurusan, ketatalaksanaan, pengelolaan, pengendalian, dan pembinaan. Secara umum pengertian manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua factor sumber daya, yang menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu (Prajudi, 1982).

Sedangakn pengertian dari koleksi menurut buku Pedoman Pembinaan dan Pengetahuan Literature (1998:2), “ Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”. Secara umum koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang ada sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika dan dapat digunakan oleh para pengguna perpustakaan tersebut.

“Manajemen Koleksi” adalah istilah yang digunakan untuk menggantikan “Pengembangan Koleksi” di era digital. Pengertian dari manajemen koleksi adalah pengorganisasian dan pembinaan yang mencakup prinsip-prinsip pengembangan koleksi, pemenuhan kebutuhan-kebutuhan para pengguna sebagai tujuan utama, mengusahakan cara alternatif pemerolehan dokumen dan informasi guna melengkapi koleksi yang telah ada (Ray.Harrod’s Prytherch, (1995) Librarian Glossary : 146).

B.   Pengertian pengembangan koleksi, seleksi dan pengadaan

Ø Pengembangan koleksi

Pengembangan koleksi merupakan suatu proses kegiatan yang mencakup sejumlah kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan koleksi perpustakaan, termasuk menetapkan dan koordinasi terhadap kebijakan seleksi, penilaian terhadap kebutuhan pengguna dan pengguna potensial, kajian penggunaan koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan untuk bekerja sama, pemeliharaan koleksi, dan penyiangan.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2005), perincian kegiatan pengembangan koleksi yang telah dikemukaan Evans (2000) dalam bukunya tersebut terdiri dari berikut ini,

1.     Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi.

2.     Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terlibat dalam pengembangan koleksi.

3.     Mengidentifikasi kebutuhan pengguna.

4.     Memilih dan mengadakan bahan pustaka.

5.     Merawat bahan pustaka.

6.     Menyiangi bahan pustaka.

7.     Mengevaluasi koleksi.

 

Ø  Seleksi Bahan Pustaka

-       Pengertian

Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan inti perpustakaan dalam bidang pengelolaan koleksi. Pengertian seleksi dalam hal ini adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Ada beberapa segi yang harus diperhatikan dalam penyeleksian bahan pustaka, yaitu untuk siapa perpustakaan diselenggarakan, apa keperluan pemakai, bahan pustaka apa yang digunakan, dan bagaimana menggunakannya. Di samping itu, perlu memperhatikan kebijakan pengembangan koleksi agar koleksi yang disediakan perpustakaan tidak menyimpang dengan tujuan pendirian perpustakaan yang telah ditentukan sebelumnya.

Untuk melakukan pemilihan bahan pustaka di perlukan alat bantu seleksi. Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 432) karena seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan dan berhubungan dengan mutu perpustakaaan yang bersangkutan, alat bantu seleksi antara lain :

·       Silabus mata kuliah

·       Katalog penerbit/berita buku

·       Bibliografi

·       Daftar perolehan buku

·       Tinjauan dari resensi buku

·       Iklan dan selebaran terbitan baru

·       Book inprint

·       Pangkalan data

·       Situs Web

-       Secara garis besar alat bantu seleksi bahan pustaka terdiri atas dua bagian :

a.     Alat Bantu Seleksi

Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi. Karena informasi yang diberikan dalam alat bantu tersebut tidak terbatas pada data bibliografis, tetapi juga mencakup keterangan lain diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini bisa diberikan dalam bentuk notasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan panjang dan bervariasi.Contoh alat bantu seleksi yaitu :

ü  Tinjauan buku/bahan pustaka lain

ü  Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu (core, list, subjek tertentu atau kelompok tertentu).

ü  Katalog Perpustakaan dan Indeks, misalnya book review, indeks, dan sebagainya.

b.     Alat indeks dan verifikasi

Yaitu alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka (kadang-kadang dengan harga) alat seperti ini di pakai untuk mengetahui judul yang telah diterbitkan atau yang akan di terbitkan dalam bidang subjek tertentu alat bantu ini dapat dipakai untuk mengetahui verifikasi apakah judul atas nama pengarang, beberapa harganya, tebitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada dipasaran dan verifikasi atau tidak.

Seleksi bahan pustaka dilakukan dengan pemilihan bahan pustaka yang akan dilayani untuk pengguna dengan pemilihan bahan pustaka. Koleksi yang dilayanankan harus diseleksi apakah sesuai dengan pengguna. Ketetapan pemilihan koleksi ditentukan oleh beberapa prinsip penyeleksian bahan pustaka, antara lain :

• Pemilihan bahan pustaka yang tepat untuk pengguna perpustakaan
• Permintaan pengguna
• Pemilihan bahan pustaka harus benar-benar dapat mengembangkan dan memperkaya pengetahuan pengguna.
• Setiap bahan pustaka harus dibina berdasarkan rencana tertentu.

-       Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka

Dalam pemilihan bahan pustaka harus memiliki beberapa prinsip, dan mampu memenuhi kebutuhan pengguna secara efisien dan optimal. Menurut Soeatimah (1992:76) ada empat prinsip dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan dengan :

1.     Minat dan kebutuhan masyrakat pemakai.

2.     Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.

3.     Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif.

4.     Pustaka yang memenuhi kualitas dan persyaratan.

Ø  Pengadaan

-       Pengertian

Pengadaan bahan-bahan pustaka adalah mengusahakan bahan-bahan pustaka yang belum dimiliki perpustakaan sekolah, dan menambah bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki perpustakaan sekolah tetapi jumlahnya masih terbilang sedikit atau kurang.

-       Cara Pengadaan Bahan Pustaka

Ada beberapa metode atau cara untuk memperoleh bahan pustaka antara lain, sebagai berikut :

1.     Pembelian

Pembelian dapat dilakukan pada penerbit ataupun pada took buku.

2.     Pertukaran

Pustaka tertentu tidak dapat dibeli di took buku, hanya dapat diperoleh melalui pertukaran ataupun hadiah. Untuk bahan pertukaran sebaiknya perpustakaan menerbitkan berbagai terbitan termasuk penerbitan badan induk. Sebagai conto Pusat Perpustakaan Biologi dan Pertanian menerbitkan beberapa majalah, dan majalah ini kemudian dijadikan bahan pertukaran. Dengan cara demikian perpustakaan memperoleh tambahan majalah dan berbagai bahan pustaka lainnya.

3.     Hadiah

Untuk mendapatkan buku secara cuma-cuma/ hadiah, maka perpustakaan dan pustakawan harus pro aktif bekerja sama dalam mencari unit kerja atau instansi atau LSM mana yang dapat menghadiahkan buku-bukunya bagi keperluan perpustakaan. Pendekatan ini sangat diperlukan, karena dengan adanya permohonan yang resmi dari pejabat perpustakaan akan memudahkan proses pustakawan dalam memperoleh buku-buku yang di perlukan perpustakaan secara cuma-cuma.

4.     Sumbangan

Perpustakaan dan pustakawan harus pro aktif mencari perpustakaan yang akan mengadakan penyiangan koleksi, sehingga bisa membuat permohonan buku-buku hasil penyiangan tersebut bisa disumbangkan dan dimanfaatkan oleh perpustakaan kita.

5.     Kerjasama

Kita bisa mendapatkan bahan pustaka dengan melakukan kerjasama, misalnya dengan penerbit dan penulis dengan  mendapatkan harga buku-buku yang serendah-rendahnya dengan kualitas yang sama dengan buku yang bagus dan mahal.

6.     Terbitan Sendiri

Metode pengadaan koleksi yang terakhir adalah dengan memproduksi sendiri koleksi perpustakaan. Contoh kongkrit dari metode pengadaan ini antara lain adalah kliping atau karya tulis yang dihasilkan oleh pustakawan, siswa dan guru yang kemudian dihimpun menjadi koleksi perpustakaan. (Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Grasindo)

C.   Hubungan antara pengembangan koleksi, seleksi dan pengadaan dalam kegiatan manajemen koleksi

Ketiga kegiatan tersebut memiliki kedudukan yang sama dalam rangka menwujudkan koleksi yang berkualitas. Sama sama bertujuan untuk membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemakai perpustakaan. Dengan demikian, pengembangan koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan harus diprioritaskan mangadaan koleksi yang menunjang standar kompetisi yang telah ditetapkan oleh pemerintah, sehingga dengan peraturan yang telah ada memaksakan lembaga pendidikan berusaha semaksimal mungkin menyediakan sarana dan prasarana mendukung pendidikan, agar tercipta suasana belajar yang efektif dengan koneksi yang diadakan perpustakaan akan meningkatkan kecerdasan masyarakat. Dengan demikian hubungan antara pengembangan koleksi, seleksi, dan pengadaan dalam kegiatan manajemen koleksi adalah saling berhubungan dan tidak dapat berjalan sendiri guna menunjang keberhasilan dalam kegiatan manajemen koleksi di perpustakaan. 

Tweet